La nueva normalidad: Las mejores herramientas para el Teletrabajo

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De China… para el mundo

Curiosamente, los Chinos nos hicieron abrir los ojos y desde el otro lado del mundo llegó como sacado de una novela de ficción una pandemia, que obligó a gran parte del mundo a replantearse muchos aspectos. En especial para los países en desarrollo, mantener las empresas a media marcha representó un reto muy grande porque había que colocar en la balanza dos factores importantes… o seguir en producción o correr el riesgo de infecciones masivas con el covid-19; Fue aquí cuando la modalidad del “Teletrabajo” tomó mayor fuerza. Había que seguir trabajando, pero con un menor grado de exposición, entonces ¿Qué hacer? La consigna fue generalizada: mientras se pueda… todos a trabajar desde la casa!!. 

Colombia no fue ajeno a esta modalidad y la adoptó como una medida extraordinaria partiendo de la recomendación del Ministerio de Trabajo al sector público y privado para contener la expansión del virus. Esta era tal vez la única medida válida para para mantener la generación de empleo y la productividad de las empresas durante la cuarentena establecida por la pandemia desde los primeros meses de 2020.

Una pandemia nos hizo sacar a flote la resiliencia y adoptar una modalidad de trabajo que estaba allí, oculta, con pocos usuarios, con cifras muy bajas de implementación en el país, pero que de un momento a otro y obligados por las circunstancias del momento se convirtió en una de las pocas opciones para no desaparecer. Lo cierto fue que la experiencia no fue del todo mala, muchas empresas que aunque no tenían infraestructura necesaria pudieron poner a marchar esta modalidad, echando mano de la recursividad y lo que había, lograron mantener sus procesos gracias al “Teletrabajo”. Asi pues se ratifica lo que publicó la revista FORTUNE recientemente:  “Trabajar desde casa no es un privilegio, sino una necesidad y miles de empresas tratan de descubrir cómo mantenerse operativas en un mundo virtual. La solución puede estar en el teletrabajo”.1

La experiencia mostró que los colaboradores de la mayoría de compañías podían trabajar desde la casa y se empezaron a notar múltiples beneficios: Entre los impactos positivos, los empresarios se han dado cuenta que pueden prescindir del arrendamiento millonario de espacios, ahorro en las facturas de servicios o arrendamientos, entre muchos otros gastos inherentes a tener una sede activa.2 

El teletrabajo contribuye a la transformación digital del país, permitiendo que los ciudadanos puedan emplearse desde cualquier lugar, evitando la rutina de estar ejecutando las funciones desde un mismo lugar todos los días. Todo esto se traduce en una reducción significativa de tiempos de movilidad. También se ha evidenciado que contribuye en un aumento de la productividad, reduce los costos en infraestructura y mejora la calidad de vida de los empleados al permitirles disfrutar más tiempo con la familia. 

Una de las maneras de identificar los beneficios del teletrabajo es gracias a Calculapp3, una herramienta desarrollada por MinTIC que revela cuánto se ahorrarían en tiempo y dinero los empleados y empresas que adopten esta modalidad laboral. Por ejemplo, si se realiza el ejercicio con un gasto diario entre transporte, alimentación y otros, por la suma de $22.500  (usando el transporte masivo en una ciudad como Bogotá, en dos recorridos diarios, con periodos de una hora y media desde el norte de la ciudad al centro de la misma) arroja los siguientes resultados: 

  • Huella de equidad: el dinero que se emplea en transporte por todo un año es de $5.400.000 
  • Huella de carbono: por los desplazamientos que realiza al año, debería plantar 13 árboles
  • Huella de calidad de vida: se gasta aproximadamente 35 días al año transportándose por motivos de trabajo.

Así pues, esta modalidad tiene características innegables, genera un ahorro de tiempo y dinero, contribuye a mejorar la movilidad, a disminuir la cantidad de emisiones de CO2 que favorece el cambio climático y por ende crea ciudades más sostenibles. Es así pues que los beneficios tocan todos los ámbitos,  van desde lo económico hasta el campo personal.

En Colombia, el teletrabajo se encuentra definido en la ley 1221 de 2008 como “una forma de organización laboral, que consiste en el desempeño de actividades remuneradas o prestación de servicios a terceros utilizando como soporte las tecnologías de la información y comunicación (TIC) para el contacto entre el trabajador y la empresa, sin requerirse la presencia física del trabajador en un sitio específico de trabajo”.4

El Covid-19 forzó al mundo a usar las nuevas tecnologías y actualizarse en otras para que la economía no llegase a un colapso total. Así pues el teletrabajo llegó para quedarse y vendrán muchos otros avances a los que las personas se van a acostumbrar y tendrán que incorporar en su vida diaria para hacer más llevadero las circunstancias que les rodeen.

¿Pero… implementar el teletrabajo es así de fácil como lo pintan?

Pero plantearse la modalidad de Teletrabajo implica varios aspectos a tener en cuenta… y que si no se implementan de la forma correcta pueden generar varios problemas que van desde disminución del tiempo dedicado por un trabajador a la compañía, así como riesgos de seguridad de la información. 

Trasladar la oficina a la casa no es tan fácil como lo pintan, requiere de un despliegue de servicios y de configuraciones para que el trabajo sea ejecutado de forma segura y garantizando las mismas condiciones de seguridad como si se estuviese físicamente en las instalaciones de la empresa.

Así que si piensa en adoptar el Teletrabajo de forma permanente debe asesorarse con empresas que garanticen las condiciones adecuadas y seguras para la ejecución remota de sus labores. 

¿Cómo hacerlo?

TodoIP cuenta con una suite de productos que le permiten adoptar esta modalidad de trabajo cumpliendo con los estándares de seguridad adecuados para que su información no esté en riesgo y se vea comprometida la integridad de la misma. 

Entre las herramientas desarrolladas contamos con:

 Telefonía IP, le permite llevarse la extensión de su oficina a su móvil, portátil o Teléfono IP, permitiéndole tener las comunicaciones de su empresa siempre a la mano y disfrutar de la comunicación interna con sus compañeros y fácil comunicación con otras sedes, sin notar la diferencia. 

Por otra parte se encuentran las conexiones a los recursos de su compañía a través de VPN (Redes Privadas Virtuales) que garantizan que las conexiones desde y hacia sus servidores cuentan con los niveles de seguridad adecuados, utilizando para ellos canales cifrados que permiten el flujo de su información de manera segura en comparación con herramientas gratuitas de acceso remoto. Con una VPN puede ingresar a las carpetas compartidas que habitualmente utiliza físicamente en su empresa, hacer impresiones remotas, utilizar el software contable, entre otros.

Backup,  es una de las mayores preocupaciones, al estar los computadores en la oficina se tenían en un punto fijo, usualmente muchas empresas los realizan con el área de Sistemas en discos USB o dispositivos centralizados, en otros casos recurren a copiar a una carpeta física compartida o replicar la información en un NAS (almacenamiento conectado en la red), pero al distribuir  los computadores a los hogares por causa de la pandemia del coronavirus todos estos procesos fueron afectados y se interrumpió el carácter local de interconexiones. TodoIP adecuo su desarrollo de Backup para que permita realizar copias a los computadores que están remotos, siempre y cuando estén conectados por  VPN. De esta forma se realiza de forma automática, permitiéndole disponer de su información donde quiera y cuando lo desee, en una plataforma fácil de utilizar y con la garantía de que su información estará disponible ante cualquier eventualidad. Nuestros backup le permite retornar hacia atrás en el tiempo tanto como lo desee y recuperar archivos eliminados por error o recuperarlos en caso de infecciones.

Finalmente la herramienta de videollamada, que le permite mantener ese contacto activo tanto con sus clientes como con los integrantes de la compañía, herramientas muy fáciles de usar y a un clic de distancia, compatibles con múltiples plataformas y dispositivos.

Así pues, está en sus manos empezar a gozar de los beneficios del teletrabajo,  TodoIP puede brindar estas herramientas para que proteja a sus clientes y empleados, al mismo tiempo que ahorra dinero,  tiempo y expande su compañía sin el limitante del espacio geográfico.

LLeve su empresa a donde quiera y cuando quiera con nuestras herramientas de trabajo remoto!!

Referencias:

Herramientas que puede utilizar para hacer teletrabajo en su empresa. 

https://www.dinero.com/tecnologia/articulo/herramientas-para-hacer-teletrabajo-en-colombia/282733

2.  Herramientas que puede utilizar para hacer teletrabajo en su empresa

3 CalculApp – Herramienta. https://www.teletrabajo.gov.co/https://calculapp.apli-k.com/publica.phphttps://calculapp.apli-k.com/roi.php

El Teletrabajo, una modalidad laboral que crece en Colombia. 

https://www.mintic.gov.co/portal/inicio/Sala-de-Prensa/Noticias/135759:El-Teletrabajo-una-modalidad-laboral-que-crece-en-Colombia

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